Електронна трудова книжка дозволяє перевірити інформацію про трудову діяльність і виявити можливі неточності чи пропущені записи. У цьому матеріалі ми розповімо, як можна переглянути дані на порталі Пенсійного фонду України, виправити помилки та що робити, якщо частина стажу не відображається.
Для перегляду електронної трудової книжки онлайн слід зайти в особистий кабінет на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України. Виконайте наступні кроки:
- Перейдіть на портал ПФУ та увійдіть за допомогою доступного способу електронної ідентифікації;
- Знайдіть розділ «Електронна трудова книжка»;
- Перегляньте інформацію у вкладках, доступних у вашому кабінеті;
- Зіставте електронні записи з паперовою трудовою книжкою та іншими документами про роботу.
Перевірка даних оцифрування здійснюється у вкладці «Відцифрована ЕТК». Якщо потрібно переглянути завантажені документи, скористайтеся розділом «Сканкопії трудової книжки». У разі потреби можна сформувати запит на отримання електронного документа. Назви та доступність пунктів інтерфейсу можуть змінюватися, тому орієнтуйтеся на актуальні розділи вашого кабінету.
Електронна трудова книжка містить не лише скан копії паперових документів. Дані про трудову діяльність надходять із різних джерел, тому важливо перевіряти не лише наявність записів, а й їхню правильність. На порталі ПФУ є такі вкладки:
- «Записи трудової книжки (за СПОВ)» — відомості, сформовані на підставі звітності роботодавців;
- «Відцифрована ЕТК» — дані, отримані в результаті опрацювання паперових документів;
- «Сканкопії трудової книжки» — завантажені скановані копії документів.
Під час перевірки зверніть увагу на правильність написання прізвища, імені та по батькові, назви підприємств і посад, дати прийняття на роботу, переведення та звільнення, наявність усіх періодів трудової діяльності, а також відповідність електронних записів паперовим документам. Важливо розрізняти трудову діяльність і страховий стаж, оскільки запис про роботу не завжди означає автоматичний облік для пенсійних розрахунків. Якщо інформація неповна або суперечлива, потрібно перевірити відомості персоніфікованого обліку та звернутися до ПФУ.
Як виправити помилки в електронній трудовій книжці
Виправлення помилок залежить від того, де саме вони виникли: у звітності роботодавця чи під час оцифрування паперової трудової книжки.
Якщо є неправильні дані у звітності роботодавця, слід звернутися до нього для перевірки та подання виправлених відомостей. Якщо помилка міститься у вкладці «Відцифрована ЕТК», подайте електронне звернення до ПФУ. У разі відсутності періоду роботи з паперової трудової книжки перевірте, чи оцифровано документ, і за потреби подайте його до ПФУ.
Якщо під час оцифрування виникла помилка, наприклад, неправильно відображено дату прийняття на роботу або назву підприємства, необхідно подати звернення до Пенсійного фонду України через вебпортал. Для цього слід авторизуватися в особистому кабінеті, перейти до розділу звернень, описати невідповідність та, за можливості, зазначити дату й номер попереднього звернення щодо оцифрування. Надішліть звернення та відстежуйте його стан у розділі «Мої звернення».
У разі, якщо неправильні відомості подав роботодавець, зверніться до нього для перевірки даних та подання виправлених відомостей. Працівники Пенсійного фонду не можуть самостійно змінювати інформацію, яка надійшла з некоректної звітності страхувальника.
Що робити, якщо в електронній трудовій книжці немає стажу
Відсутність певного періоду в електронних відомостях не означає автоматично втрату права на його зарахування. Спочатку з’ясуйте, чому запис не відображається. Якщо не відображається період роботи, відомості про який мали надійти від роботодавця, перевірте вкладку «Записи трудової книжки (за СПОВ)» і зверніться до роботодавця. Якщо відсутні записи з паперової трудової книжки, перевірте вкладку «Відцифрована ЕТК» та уточніть порядок подання сканкопій до ПФУ. Якщо документи подано, але записи ще не з’явилися, перевірте статус звернення.
ПФУ повідомив, що після завершення 10 червня 2026 року перехідного періоду продовжує приймати й опрацьовувати документи для оцифрування трудових книжок. Якщо документи вже подані та очікують на опрацювання, не дублюйте звернення без потреби.
Зберігайте паперову трудову книжку та інші документи про трудову діяльність навіть після їх оцифрування. Вони можуть знадобитися для підтвердження періодів роботи або виправлення неточностей. Не варто самостійно виправляти записи в паперовому документі без дотримання встановленого порядку. Законодавчі засади обліку трудової діяльності в електронній формі визначає Закон України № 1217-IX.
Регулярно перевіряйте електронні відомості після опрацювання документів ПФУ та у разі розбіжностей у страховому стажі. Це допоможе вчасно виявити проблему та підготувати документи для її вирішення. Головне — визначити джерело помилки: якщо неправильні дані надійшли зі звітності роботодавця, звертайтеся до нього, якщо неточність виникла під час оцифрування паперових документів, подайте звернення до ПФУ. Якщо трудова книжка ще не оцифрована, її документи можна подати й після завершення перехідного періоду.
