Будь-яке свято, що передбачає прийом і частування гостей, не може відбуватися спонтанно, а потребує грамотної організації. У противному випадку захід виявиться нудним і нецікавим. Даний момент стосується відзначення дитячих іменин, ювілеїв і популярних нині корпоративних вечірок.
Про найважливіші моменти, що стосуються влаштування й проведення святкового заходу, можна прочитати далі.
З чого починати?
Відправні точки організації – визначення з її масштабами, кількістю гостей та уточнення дати проведення.
Далі слід обміркувати головну ідею та концепцію заходу – це може бути класичне ресторанне чи домашнє застілля з розвагами, заміський пікнік на природі тощо.
На що звернути увагу організатору?
Існує кілька аспектів, з якими обов’язково слід визначитися, плануючи будь-який святковий захід.
- Бюджет.
Мається на увазі чітка визначеність із загальною сумою, яку можна й потрібно витратити на свято. Умова такого рішення – включення до відповідного кошторису всіх необхідних складових, від вартості страв і напоїв до витрат на декорування приміщення та організацію обслуговування заходу, в тому числі проведення музично-розважальної програми.
- Вибір локації.
Якщо ви віддаєте перевагу популярній ресторації чи заміському відпочинковому комплексу, відповідну банкетну залу чи інше приміщення слід забронювати заздалегідь. Аналогічний момент стосується вибору локацій для святкових фуршетів та лаунж-зон. Важливо, щоб атмосфера цього місця відповідала змісту, тематиці свята та особливостям гостьового контингенту – тоді запрошені почуватимуться комфортно.
- Частування під час застілля.
Найліпший, найбільш практичний та популярний варіант – замовити для цього кейтеринг у Дніпрі https://event-baza.com/ru/catering/dnepr/ чи іншому місті. Укладаючи угоду з кейтеринговою компанією, слід узгодити з її представниками меню та спосіб подачі страв. Перед вибором такої сервісної організації доцільно прочитати про неї відгуки в інтернеті – значення мають смакові якості та естетичний вигляд страв і досвідченість персоналу.
Необхідно заздалегідь вияснити особливості обладнання технічних приміщень обраної для проведення заходу локації, наявність у ньому холодильної та іншої побутової техніки, умови роботи кухні тощо.
Про особливості декору та звукового забезпечення
Дизайн банкетної зали має бути відповідним святу. Його оформлення залежить від фінансових можливостей організатора та концепції заходу. В одних випадках можна обійтися декором спокійним та лаконічним, в інших, наприклад, під час відзначення дитячого дня народження, – є необхідність декорацій яскравих та вишуканих.
Якщо торжество передбачається на відкритому повітрі, краще для нього орендувати тент зі спеціальним устаткуванням.
Незмінні святкові атрибути – необхідна аудіоапаратура та освітлення. Вирішення цих актуальних питань доцільно доручити технічним підрядникам, декораторам та технікам. Потрібно, щоб ці працівники оглянули всі приміщення місця проведення свята попередньо – це дозволить уникнути під час святкування непередбачуваних затримок.
Фотограф та ведучі
Створити якісні та дійсно круті світлини на згадку про свято здатен професійний фотограф. Обираючи такого фахівця, варто переглянути портфоліо його робіт і заздалегідь обговорити з ним умови та вимоги щодо його роботи.
Те саме стосується й ведучих корпоративного чи іншого святкового заходу. Характер атмосфери свята великою мірою залежить від майстерності ведучого – значення мають його жарти, манера поведінки, стиль комунікації з присутніми тощо.
Головне завдання людини, що вестиме розважальну програму – не дати гостям нудьгувати та створити емоційно сприятливий, позитивний мікроклімат.
Сценарій програми та його специфіка
Ретельна підготовка свята неможлива без складання його сценарію, що включатиме виступи різних виконавців, проведення конкурсів, міні-атракціонів та інших розваг.
Під час танцювальної вечірки дуже доречним стане запрошений на неї DJ чи cover-band. Тривалість, характер послуг таких фахівців та їх вартість обумовлюється попередньо.
В ідеалі, сценарій має враховувати зміст текстів ведучого, проведення конкурсів, а також обов’язки під час конкретних етапів і моментів заходу працівників, що відповідають за світло і звук.
Кейтерингова компанія також повинна дотримуватися інструкції, пов’язаної з термінами подачі напоїв та наїдків – вони теж мають бути прив’язані до сценарію.
Оскільки вся ця організаційна робота є досить копіткою, потребує комплексного підходу та пильного контролю під час проведення самого заходу, її краще доручити компетентній сервісній компанії. У такому випадку за замовником лишиться тільки затвердження кошторису – решту справ візьмуть на себе професіонали.
